Business Intelligence (BI) ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firm i zwiększania przewagi konkurencyjnej. Jednak czerpanie korzyści z BI wymaga czegoś więcej niż tylko wdrożenia technologii. Według Borisa Evelsona, wiceprezesa i głównego analityka w firmie Forrester Research, zapewnienie właściwych procesów i dobór personelu jest równie ważny. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych elementów każdej skutecznej strategii BI.

1.    Powierz narzędzia BI w ręce użytkowników biznesowych

Boris Evelson uważa, że „firma powinna bezwzględnie rządzić” i dodaje: „organizacje, które oddają BI w ręce użytkowników biznesowych, odnoszą większe sukcesy niż te, które ograniczają BI do IT”. Trudno nie zgodzić się z jego słowami. Chociaż złożoność wczesnych technologii BI sprawiała, że to z reguły działy IT odpowiadały za obsługę programów BI, dzisiejsze narzędzia są bardziej intuicyjne, dzięki czemu mogą trafić prosto do rąk użytkowników biznesowych. Wpływ na taką organizację pracy ma także potrzeba dostępu do informacji w czasie rzeczywistym. Generowanie raportów przez dział IT z pewnością nie sprzyja płynności pracy i obniża efektywność procesów. Z tego względu nacisk na dostępność narzędzi klasy BI dla użytkowników biznesowych powinien być znaczący.

2.  Weryfikuj używane funkcje narzędzi BI

Nowoczesne narzędzia BI oferują bardzo wiele funkcji. Wdrażając je w firmie, należy jednak przede wszystkim skupić się na tych, które przynoszą faktyczną wartość dla biznesu – upraszczają procesy, redukują czas potrzebny na wykonanie analiz, czy pozwalają uniknąć błędów w ich interpretacji.

Przykładowo, jeśli narzędzie BI pobiera dane o sprzedaży, ale nie uwzględnia liczby sprzedanych produktów, które zostały zwrócone, to końcowe dane nie będą rzetelne. Trzeba zatem precyzji i walidacji wykonywanych działań, aby zaimplementowane rozwiązania BI przynosiły realne korzyści.

3.    Skup się najpierw na problemach biznesowych, a dopiero potem na danych

Evelson ostrzega, że nie należy podchodzić do inicjatyw BI w sposób typu „zbuduj, a oni sami przyjdą”. Zbyt wiele organizacji tworzy repozytoria danych, nakłada na nie BI, a następnie oczekuje, że użytkownicy biznesowi od razu przystąpią do pracy i będą z nich korzystać. Tymczasem kolejność działań powinna być inna. Po pierwsze należy określić problem i go zdefiniować. Następnie dobrać wskaźniki pomiaru, uzyskując dostęp do danych potrzebnych do ich obliczenia, a następnie spróbować rozwiązać problem.

4.    Określ priorytety i wprowadź procesy usprawniające

Zdaniem liderów z branży, skuteczna strategia BI zakłada zarówno rozwój, jak i usprawnienia. W związku z tym firmy i organizacje powinny wiedzieć, jakich informacji biznesowych potrzebują i które z nich są najważniejsze. Wówczas dział IT będzie mógł w pierwszej kolejności dostarczyć to, co jest najbardziej istotne, a następnie przejść do listy opcjonalnych usprawnień.

Co równie ważne, program BI powinien być w stanie zmieniać się wraz ze ewaluacją priorytetów i móc podążać za potrzebami użytkowników biznesowych. W tym kontekście sprawdza się podejście iteracyjne.

5.    Zachęć pracowników do opowiadania historii za pomocą danych

Wdrożenie skutecznej strategii BI to także umiejętność zaglądania w dane i wykorzystywanie ich do opowiadania historii, które pomagają innym zrozumieć, co tak naprawdę próbują one powiedzieć. Pracownicy, którzy potrafią wykorzystywać funkcje raportowania i wizualizacji wbudowane w technologie BI do tworzenia narracji, pomagają zmaksymalizować wartość analityki. W tym podejściu nie chodzi tylko o posiadanie w zespole osób, które tworzą ładnie wyglądające raporty. Kluczem jest umiejętność tworzenia powiązań z danymi, których inni mogą nie dostrzec, oferując w ten sposób nowe spostrzeżenia, które firmy mogą wykorzystać do osiągnięcia zysków.